Cada vez mais utilizada pelos correspondentes bancários e empresas, a 5W2H é uma ferramenta que permite a análise de diferentes aspectos estratégicos para serem construídos em um projeto. Cada sigla do termo tem um significado e representa uma estratégia. O 5W2H é um checklist de validação do plano de ação desse projeto. Ao fazer várias tarefas ao mesmo tempo, sem ter foco em uma atividade, o corban estará diminuindo a sua produtividade. O 5W2H é um método simples e eficiente que aborda 7 perguntas importantes para melhorar a produtividade nas suas ações. Ela funciona por meio de perguntas, como “o que’,”porque“,”onde“,”quem“,”quando“,”como“ e ”quanto“ auxiliando no gerenciamento de empresas e projetos.
Profissionais multitarefas são mais produtivos…Será?
Essa frase é questionável e pode estar te deixando perdido sobre quais serão as suas prioridades. A única coisa que precisa ser feita para você tirar uma ideia do papel é responder às 7 perguntas simples do método 5W2H, a qual explicaremos a seguir. As grandes empresas costumam implementar essa metodologia para otimizar seus processos e resultados.
Partindo do inglês, as 7 perguntas do método 5W2H são:
- What: o que deve ser feito? O que será feito? Qual seu objetivo ou projeto? Definir em que consiste o objetivo é o primeiro passo para traçar as ações necessárias.
- Why: por que precisa ser realizado? Ao responder, você e sua equipe precisam de justificativas, de motivos para levar essa ideia para frente.
- Who: quem deve fazer? Quem será o responsável pelo projeto?
- Where: onde será implementado? Em que local, físico ou virtual, esse projeto será desenvolvido?
- When: quando deverá ser feito? Defina os prazos, o cronograma para a entrega das tarefas e a conclusão do projeto.
- How: como será conduzido? Os procedimentos e etapas para a conclusão do projeto. As metas devem ser resumidas.
- How much: quanto custará esse projeto? Faça uma estimativa quanto aos custos do projeto.
Para começar a criar a estratégia, é necessário montar uma planilha no Excel, Google Planilhas, uma tabela em um editor de texto (como o Word) ou até mesmo numa folha de papel simples. Depois, divida em 7 colunas e em seguida anote, na primeira linha, as perguntas em inglês. Após isso, vêm respostas das questões, que vão criar um direcionamento para atingir os seus objetivos.
É imprescindível também fazer uma análise ampla para definir o seu objetivo, ou seja, é útil fazer uma avaliação geral do seu negócio, a fim de definir suas prioridades. Esse balanço vai ajudar a formular o objetivo e o melhor prazo. Responda às questões de forma simples, e se a ideia é simplificar, de nada adianta escrever um texto longo aos 5Ws e 2Hs. Portanto, procure responder cada parte com apenas uma frase. Utilize um sistema que possa ser operado por toda a equipe, para isso, desenvolva seu 5W2H em um aplicativo, sistema ou documento que permita o compartilhamento e edição por todos os membros da equipe, como o Google Planilhas. Esse processo irá facilitar o acompanhamento de cada tarefa, corban.
Não deixe de reavaliar seu projeto periodicamente, já que podemos ter mudanças durante o percurso, que podem alterar o cenário e vão pedir novas reavaliações.
Feedback é importante!
Faça reuniões e peça feedback com frequência ao delegar tarefas, organizando os responsáveis por cada fase do projeto. Dessa forma, podemos orientar os colegas, pedir ajuda para alguma tarefa e otimizar o tempo.
Neste artigo, apresentamos como aplicar o 5W2H, usado para propor planos de ação em diferentes contextos. Usando essa ferramenta, o correspondente terá mais clareza sobre quais os passos importantes para atingir um objetivo, além de controlar cada ação de modo simples, através de toda a equipe!
